OKR-Methode: Objectives and Key Results für erfolgreiche Zielerreichung

Mit der zunehmenden Dynamik im Digital Business entstehen auch immer wieder neue Ideen und Projekte, die Unternehmen gerne verwirklichen wollen. Das hat zur Folge, dass es meist mehr Ziele als personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen gibt. Die OKR-Methode hilft euch dabei, agil mit Veränderungen umzugehen und euch auf die vielversprechendsten Maßnahmen für euer Business zu fokussieren.

Wie ihr OKRs erfolgreich in eurem Unternehmen einführt und warum es dazu nicht gleich ein neues Tool braucht, erfahrt ihr hier.

OKR-Definition: Was sind OKRs?

OKR – diese Abkürzung steht für Objective and Key Results und definiert ein Zielsetzungs-Framework, das euch dabei hilft, eure Ziele sinnvoll zu strukturieren. Es ermöglicht euch, strategische Unternehmensziele mit den operativen Zielen zu verknüpfen.

Dabei sind Objectives die Ziele, die eure Teams innerhalb eines Trimesters erreichen wollen. Da mehrere Mitarbeitende gemeinsam daran arbeiten, ist es wichtig, dass die Objectives möglichst klar formuliert sind. Stellt also sicher, dass alle Beteiligten dieselben Vorstellungen von dem Ziel haben und wissen, was sie zur Zielerreichung beitragen können.

Key Results (Schlüsselergebnisse) helfen euch dabei, die gesetzten Ziele auch innerhalb der gegebenen Zeit zu erreichen. Dabei handelt es sich um konkrete Maßnahmen, die euer Vorhaben unterstützen. In der Regel werden jedem Objective zwei bis fünf Key Results zugeordnet. Sie dienen außerdem als Orientierung. Je nachdem, ob ihr ein Schlüsselergebnis erreicht habt oder nicht, wisst ihr auch, wie nah ihr der Erreichung eures Objectives seid.

Wie ist die OKR-Methode entstanden?

Die OKR-Methode wurde in den 1970er Jahren von Andrew Grove, Mitgründer und langjähriger CEO bei Intel, entwickelt und im Unternehmen eingeführt. Bereits damals erkannte er, dass gängige, eher starre Managementmethoden der wachsenden Dynamik der Wirtschaft nicht mehr standhalten konnten. Daher erweiterte er das MbO-Konzept (=Management by Objectives). John Doerr entwickelte diesen Ansatz von Grove weiter und führte sie 1999 als Manager bei Google ein.

Von dort eroberte der Ansatz zunächst das Silicon Valley – mittlerweile setzen ihn Unternehmen verschiedenster Branchen auf der gesamten Welt ein. Dazu gehören unter anderem STIHL, IKEA, Sky und Rewe Digital.

Vorteile durch die OKR-Methode

Die OKR-Methode hilft euch und eurem Unternehmen bei der Bewältigung verschiedenster Herausforderungen. Vor allem spricht die erhöhte Flexibilität für das Framework. Aufgrund der regelmäßigen Anpassung, der transparenten Dokumentation und der verbesserten Zusammenarbeit können eure Teams beispielsweise viel schneller auf veränderte Kundenerwartungen reagieren und an neuen Features oder Kampagnen arbeiten.

Priorisierung von Zielen

Die Arbeit mit Objectives und Key Results zielt darauf ab, die Unternehmensziele sinnvoll mit den operativen Zielen einzelner Teams zu verknüpfen.

Indem ihr alle Unternehmensebenen aktiv in diesen Zielfindungsprozess einbezieht, stellt ihr sicher, dass die festgelegten Ziele auch für die jeweiligen Bereiche relevant und realistisch sind. Sind die OKRs für einen Zyklus festgelegt, können sich all eure Teams auf diese fokussieren, ohne von anderen Aufgaben und Projekten abgelenkt zu werden. Dadurch setzt ihr Ressourcen effizient ein und profitiert schneller von umgesetzten Maßnahmen.

Transparenz

Mit dieser Methode informiert ihr alle im Unternehmen über die Ziele, Verantwortlichkeiten und den aktuellen Stand der Zielerreichung. Dank dieser Transparenz können eure Mitarbeitenden ihren individuellen Beitrag zur übergeordneten Unternehmensvision nachvollziehen.

Einbindung der Mitarbeitenden

Eine Besonderheit und gleichzeitig ein großer Vorteil der OKR-Methode ist, dass sie alle in den Prozess einbezieht. Eure Mitarbeitenden sind viel vertrauter mit den operativen Prozessen und verfügen daher über das notwendige Know-how, wenn es darum geht, realistische Ziele zu definieren.

Außerdem fühlen sie sich wertgeschätzt, wenn sie ihre Meinung einbringen und selbst Verantwortung beim Managen der Objectives übernehmen. So haben die Verantwortlichen für ein OKR beispielsweise die Möglichkeit, neue Fähigkeiten wie Projektmanagement-Skills zu erlernen.

Monitoring von Zielen

Durch die übersichtliche Struktur und die klare Zuordnung von Key Results zu einem Objective, vollzieht ihr gut nach, ob euer Team ein Ziel in der gesetzten Zeit erreicht.

Außerdem sind die Key Results messbar. Sollte der Ist-Stand der Zielerreichung also nicht dem Wunschzustand entsprechen, könnt ihr notwendige Maßnahmen anstoßen.

Flexibilität

Das OKR-Framework ermöglicht es euch, Projekte anzustoßen, für die ihr in einem langfristigen Zielprozess sonst keine Zeit hättet. Daher unterstützt der OKR-Prozess auch die innovative Weiterentwicklung eures Unternehmens und macht es euch somit möglich, auch neue Kundenanforderungen zu erfüllen.

OKRs: Wie funktioniert sie in der Praxis?

Bevor ihr überhaupt mit dem OKR-Prozess starten könnt, sollten alle Beteiligten mit dem Leitbild des Unternehmens vertraut sein. Gemeinsam mit euerer Vision, Mission und den Werten eures Unternehmens liefert es die Basis für eure Objectives und Key Results.

Die OKRs selbst setzt ihr dann in einem Zyklus um, der im Normalfall drei Monate lang ist. Nach jedem Trimester solltet ihr neue OKRs festlegen, die auf die übergeordneten Unternehmensziele einzahlen.

Ein OKR-Zyklus lässt sich in fünf Events gliedern: die Ideation, das Planning, regelmäßige Status-Updates, eine Review und eine Retrospektive. Dabei lassen sich Ideation und Planning in die »Preparation-Phase« einordnen. Die Statusupdates, Review und Retro hingegen sind Bestandteil der »Implementation«.

Event 1: Ideation

Sammelt zunächst aktuelle Themen, die ihr in einem OKR-Zyklus bearbeiten wollt, bevor ihr Objectives und Key Results für die einzelnen Teams formuliert. Diese orientieren sich einerseits an der Vision und den bereits daraus abgeleiteten Objectives auf Unternehmensebene. Andererseits solltet ihr aber auch die Ausrichtungen der einzelnen Teams bei der Themensammlung berücksichtigen.

Clustert diese Themenschwerpunkte abschließend.

Event 2: OKR Planning

Auf Basis dieser Themencluster wählt ihr dann maximal fünf Objectives mit den zugehörigen Key Results. Habt ihr während der Ideation zu viele Ideen für einen Zyklus identifiziert, helfen euch drei Kriterien bei der Priorisierung:

• Welchen Wert, schaffen wir mit dem Objective für unsere Zielgruppe?
• Wie dringlich ist die Realisierung des Objectives? Bezieht es sich bspw. auf einen aktuellen Trend? Bieten die Wettbewerber bereits einen entsprechenden Service?
• Welche Risiken minimieren wir bei der Umsetzung des Objectives bzw. welche Chancen dadurch nutzen?

Habt ihr euch auf die wichtigsten Themen geeinigt, legt ihr konkrete Objectives mit den zugehörigen Key Results fest. Wie ihr diese formuliert, entscheidet maßgeblich über den Erfolg eines OKRs.

Stehen die OKRs für einen Zyklus fest, bestimmt ihr für jedes Objective einen Objective Owner. Dieser koordiniert alle Maßnahmen, die dafür notwendig sind, ein Key Result und letztendlich das Objective zu erreichen. Dazu gehört beispielsweise die Verteilung von Aufgaben, das Planen von Terminen und natürlich die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts.

Event 3: OKR-Status-Updates

Damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind, ist es wichtig, sich gegenseitig über den Stand der Zielerreichung der einzelnen OKRs zu informieren. In der Regel finden diese Status-Updates alle vier Wochen, also zweimal innerhalb eines Zyklus, statt. Dabei wird für jedes Key Result anhand einer Skala von 0 bis 100 eingeschätzt, wie weit die Umsetzung vorangeschritten ist. Ein Key Result gilt bereits dann als erfüllt, wenn ihr 70 Prozent erreicht habt.

Dafür ist es sinnvoll, dass die Gruppen, die gemeinsam an einem OKR arbeiten, sich zusätzlich in kürzeren Abständen treffen und zu den Aufgaben abstimmen.

Event 4: OKR-Review

Am Ende eines OKR-Zyklus gilt es zu überprüfen, welche Ziele ihr erreicht habt. Befasst euch hierzu mit verschiedenen Fragestellungen und haltet gegebenenfalls Ableitungen für den nächsten OKR-Zyklus fest.

Hilfreiche Fragen für eure OKR-Review:

• Haben wir die Objectives erreicht? Und wenn nicht: Was hat uns davon abgehalten, unsere OKRs zu erreichen?
• Haben die Key Results zur Erreichung der Objectives geführt?
• Was hat uns gefehlt? Hätten wir das bei der Planung schon sehen können?
• Haben wir uns ablenken lassen und andere Ziele verfolgt?

Event 5: OKR-Retrospektive

Während ihr bei der Review die Zielerreichung betrachtet, konzentriert ihr euch bei der Retro auf den zurückliegenden Prozess. Diese Retrospektive solltet ihr etwa bis drei Wochen vor Ende des Quartals durchführen. Dort könnt ihr Erkenntnisse und Erfahrungen sammeln und in die Planung der nächsten OKRs einbeziehen.

Hilfreiche Fragen für eure OKR-Retrospektive:

• Haben wir uns konsequent an den OKR-Prozess gehalten?
• Wo hatten wir noch unsere Schwierigkeiten mit dem OKR-Prozess?
• Was können wir im nächsten Trimester anders machen?

Wie formuliere ich OKRs?

Bei der Definition eurer Objectives und Key Results solltet ihr verschiedene Aspekte beachten, damit diese präzise genug, für alle verständlich und realistisch sind.

Checkliste für die Formulierung eurer Objectives:

• Ihr könnt später mit Ja oder Nein beantworten, ob ihr den Zielzustand erreicht habt.
• In jedem OKR-Zyklus solltet ihr maximal fünf Objectives bearbeiten.
• Objectives sind inhaltlich motivierend und inspirierend.
• Ihr könnt die Objectives mit den vorhandenen Ressourcen erreichen.
• Ihr könnt die Objectives innerhalb von drei Monaten erreichen.
• Objectives sind qualitative Ziele, die nicht anhand von Zahlen messbar sind.

Checkliste für Formulierung eurer Key Results:

• Ein Key Result steigert die Wahrscheinlichkeit, dass ihr ein Objective erreicht.
• Maximal 2-5 Key Results zahlen auf ein Objective ein.
• Die Key Results sind messbar und beschreiben ein Ergebnis mit konkretem Nutzen.
• Den Fortschritt eines Key Results könnt ihr objektiv auf einer Skala von 0-100 Prozent messen.

OKR-Beispiele für dein Unternehmen

Möchte euer Marketing-Team beispielsweise den organischen Content auf Social Media verbessern, um mehr hochwertige Kontakte an das Salesteam zu übergeben, könnte euer Objective lauten:

»Wir erstellen individuelle und relevante Inhalte, sodass User mehr erfahren wollen und mit dem Sales-Team in Kontakt treten.«

Passende Key Results könnten dann sein:

• Wir haben die Reichweite unserer Beiträge um 10 Prozent die Woche gesteigert.
• Wir haben die Downloadrate unserer Publikationen über Social Media um 5 Prozent erhöht.
• Wir haben 10 Prozent mehr Kontaktanfragen beim Sales-Team erreicht.

OKR-Framework: Objectives & Key Results erfolgreich einführen

Damit ihr die Vorteile der OKR-Methode voll ausschöpft, ist es wichtig, euer Unternehmen ganzheitlich im Blick zu haben. Daher solltet ihr bei der Einführung immer drei Ebenen betrachten: den Framework-, Content- und Human-Layer.

Framework-Layer

Der Framework-Layer umfasst das OKR-Regelwerk und den OKR-Prozess. Hier ist es vor allem wichtig, ein klares und einheitliches Verständnis der OKR-Methode im Unternehmen zu entwickeln.

Content-Layer

Der Content-Layer liefert das Leitbild. Es besteht aus Vision, Mission, Unternehmenswerten und Strategien. Es liefert die Grundlage für die Entscheidung, welches die nächsten logischen Ziele sind. Diese werden dann wiederum in das OKR-Framework überführt.

Dabei ist es wichtig, dass ihr eure Vision so konzipiert, dass nicht ihr, sondern vor allem der Nutzen eurer Zielgruppe im Fokus steht.

Formuliert eure OKRs so, dass Sie einen wünschenswerten Zustand in der Zukunft beschrieben. Eure OKRs sollten relevante Probleme lösen, die viele Menschen betreffen. Statt »Wir erzielen 100 Millionen Euro Umsatz« könnte die Vision lauten »Wir sorgen dafür, dass alle E-Commerce-Unternehmen im DACH-Raum über eine stabile Systemlandschaft verfügen«.

Human-Layer

Der Human-Layer beinhaltet alle Themen rund um Unternehmenskultur, Mindset und Leadership. Als agiles Framework erfordern OKRs auch agile Denkweisen. Sind diese in eurem Unternehmen noch nicht etabliert, wird sich das im Prozess immer wieder bemerkbar machen.

Daher solltet ihr den Human-Layer stets im Blick haben, Defizite identifizieren und diese beheben. Gibt es bei euch viele Themen, die in diesen Layer fallen, solltet ihr vor der OKR-Einführung einen Change-Prozess starten.

Tools für erfolgreiche Arbeit mit OKR

Ihr braucht für eure OKRs smarte Projektmanagamenttools, damit alle Beteiligten über den aktuellen Stand der Zielerreichung sind. Einige Tools haben viele Unternehmen ohnehin bereits im Einsatz.

Dazu gehören beispielsweise Confluence und Jira von Atlassian die sich sinnvoll miteinander kombinieren lassen, um Aufgaben übersichtlich zu koordinieren und Projektfortschritte zu dokumentieren.

Confluence

Confluence dient in eurem Unternehmen als großer Wissensspeicher. Alle Mitarbeitenden haben dort die Möglichkeit, wiederkehrende Abläufe, wichtige Informationen oder neue Ideen zu dokumentieren und für Kolleginnen und Kollegen zugänglich zu machen. So könnt ihr in Confluence die gemeinsam festgelegten Objectives und Key Results mit den jeweiligen Object Ownern und dem aktuellen Status dokumentieren.

Zusätzliche Funktionen wie Verlinkungen, Aufgaben und die Verknüpfung zu Jira machen euch die Prozessplanung noch einfacher.

Jira Align

Jira ist eine agile Plattform, die genauso wie Confluence vom Softwareanbieter Atlassian bereitgestellt wird. Es hilft euch dabei, eure Projekte und zugehörige Aufgaben übersichtlich abzubilden.

Das Tool bietet nativ ein OKR-Feature, mit dem ihr relativ einfach eure festgelegten OKRs managt. Beispielsweise habt ihr die Möglichkeit, für einzelne Key Results die Art der Erfolgsmessung, verantwortliche Personen sowie ein Zieldatum zu definieren.

Brauche ich eine spezielle OKR-Software?

Auch andere Projektmanagementtools, wie Asana, Perdoo und 7Geese, bilden OKR-Prozesse übersichtlich ab. Außerdem gibt es verschiedene Softwareanbieter, die darauf spezialisiert sind, euch beim OKR-Prozess zu unterstützen. Für große Unternehmen mit vielen verschiedenen Unternehmensbereichen kann eine solche Software sinnvoll sein, um alle OKRs im Blick zu behalten.

Neue Tools haben aber auch immer zur Folge, dass sich eure Mitarbeitenden neu einarbeiten müssen. Auch können zu viele verschiedene Tools den Arbeitsalltag unnötig verkomplizieren. Startet euren OKR-Prozess also im besten Fall erst einmal mit vielfältig einsetzbaren Tools und wägt später ab, ob die Investition in eine individuelle Lösung euren Zielprozess nachhaltig verbessert.

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Damit ihr euer Unternehmen aktiv voranbringen könnt, braucht es ein klares Zielverständnis und transparente Kennzahlen. Neben OKRs helfen Key Performance Indicators euch dabei, eure Maßnahmen kontinuierlich zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Worin sich diese beiden Methoden unterscheiden und warum es sinnvoll ist, sie simultan einzusetzen, erfahrt ihr im Trendbuch 2024 »Digitale Metamorphose«.

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